Как делал я. Отдал на поверку. Дали в организации (ЦСМС) счёт за поверку. Служебную со счётом руководству на стол. Очень желательно, чтобы была резолюция руководства, типа "к оплате" или что-то подобное (это показывает, что руководство видело счёт). И периодически напоминать. А дальше бухгалтерские вопросы.